Analisis Sistem dalam Konteks Manajemen Pendidikan

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang mana telah memberikan penulis semua kekuatan serta kelancaran dalam menyelesaikan makalah mata kuliah Teori dan Analisis Sistem yang berjudul “Analisi Sistiem dalam Konteks Manajemen Pendidikan.” dapat selesai seperti waktu yang telah penulis rencanakan. Tersusunnya makalah ini tentunya tidak lepas dari berbagai pihak yang telah memberikan bantuan secara materil dan moril, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1.      Bapak  Drs Muhammad Fazis, M.Pd dan Bapak Yasril, M.Pd dosen mata kuliah Teori dan Analisis Sistem STAIN Batusangkar.

2.      Orang tua yang telah memberikan dukungan dan bantuan kepada penulis sehingga makalah ini dapat terselesaikan.

3.      Teman-teman yang telah membantu dan memberikan dorongan semangat agar makalah ini dapat di selesaikan.

Selain untuk menambah wawasan dan pengetahuan  penyusun, makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Teori dan Analisis Sistem. Makalah ini membahas tentang  Analisi Sistiem dalam Konteks Manajemen Pendidikan.

Tak ada gading yang tak retak Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat penyusun harapkan untuk penyempurnaan makalah-makalah selanjutnya.

Batusangkar , 02 November  2015

DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat pada era global pada era ini terasa saat ini terasa sekali pengaruhnya dalam berbagai bidang kehidupan  masyarakat, khususnya dalam bidang pendidikan, social dan budaya, termasuk dalam pendidikan pesantren. Kemajuan yang pesat itu mengakibatkan cepat pula perubahan dan berkembangnya berbagai tuntutan masyarakat.

Masyarakat yang tidak menghendaki keterbelakangan akibat perkembangan tersebut, perlu menanggapi serta menjawab tuntutan kemajuan tersebut secara serius. Dalam rangka menghadapi tuntutan masyarakat lembaga pendidikan haruslah bersifat fungsional, sebab lembaga pendidikan sebagai salah satu wadah dalam masyarakat bisa dipakai ebagai pintu gerbang dalam menghadapi tuntutan masyarakat, ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus mengalami perubahan.

Untuk itu lembaga pendidikan termasuk pondok pesantren perlu mengadakan perubahan secara terus menerus seiring dengan perkembangannya tuntutan-tuntutan yang ada dalam masyarakat yang dijalaninya.

Maka dari itu kami merumuskan permasalahan yang menyangkut masalah tersebut yang kami rumuskan sebagai berikut:

B.     Rumusan masalah

1.      Apa itu analisis sistem

2.      Apa itu sistem manajemen pendidikan

3.      Bagaimana menganalisis sistem manajemen pendidikan

BAB II
PEMBAHASAN

A.    Analisis Sistem

1.      Pengertian Analisis Sistem

Analisis Sistem : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

a.       Menentukan lingkup system

b.      Mengumpulkan fakta

c.       Menganalisis fakta

d.      Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis system

2.      Langkah-Langkah di Dalam Analisis Sistem

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis system adalah :

a.       Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

1)      Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan system.

2)      Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3)      Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

b.      Memahami Kerja Sistem

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

1)      Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

2)      Merencanakan Jadwal Penelitian

 Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

a)      Dimana penelitian akan dilakukan

b)      Apa dan siapa yang akan diteliti

c)      Siapa yang akan meneliti

d)      Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing.

3)      Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4)      Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

5)      Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

a)      Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

b)      Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

c)      Pengambilan sampel

d)     Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

e)      Elemen-elemen data

f)       Teknologi yang digunakan di sistem lama

g)      Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

c.       Menganalisis Hasil

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

1)      Menganalisis Kelemahan Sistem

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

a)      Mengapa dikerjakan ?

b)      Perlukah dikerjakan ?

c)      Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity

2)      Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

d.      Membuat Laporan Hasil Analisis

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1)      Analisis telah selesai dilakukan

2)      Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

3)      Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

4)      Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

3.      Fungsi Analis Sistem

Fungsi Analisis Sistem adalah

a.       Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user

b.      Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user

c.       Memeilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah

d.      Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user

B.     Sistem Manajemen Pendidikan

Sebelum membahas apa itu Manajemen Pendidikan maka kita harus tahu dahulu apa itu sistem  manajement dan apa itu Pendidikan. Sistem adalah cara, sarana, upaya, dan organ. Dan manejemen berasal dari bahasa Inggris yaitu management artinya yang dikembangkan dari kata to manage, yang artinya mengatur atau mengelola. Kata manage itu sendiri berasal dari Italia Maneggio yang diadopsi dari bahasa latin managiare, yang berasal dari kata manus yang artinya tangan. Dalam bahasa Arab berasal dari nazhoma atau idarah artinya yang menata beberapa hal dan mengabungkan beberapa antara satu dengan yang lain.

Sedangkan secara terminologis manajemen menurut yang dikutip oleh Made Pidarta terbagi kepada manajemen sebagai peranan dan manajemen sebagai tugas, hal ini memberi jalan untuk membedakan kedua istilah itu. Manajemen sebagai tugas ialah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sementara itu salah satu manajemen sebagai peranann disebutkan peranan administrasi eksekutif. Menurut para ahli dikemukakan yang pertama manajemen adalah mengelola orang-orang, yang kedua adalah pengambilan keputusan, yang ketiga adalah pengorganisasian dan pemanfaatan sumber-sumber untuk menyesuaikan tujuan yang telah ditentukan.

Jadi Sistem manajemen Pendidikan adalah sarana yang bertugas sebagai perangkat organisasi yang diciptakan untuk diciptakan untuk mencapai tujuan pendidikan yang berlangsung dalam Lembaga Pendidikan.

 

C.    Analisis Sistem Dalam Manajemen Pendidikan

Dalam menganalisa sistem dapat dilakukan dengan cara:

1.      Dekomposisi

Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan sistem dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan :

a.       Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih detail.

b.      Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul. Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu : masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik.

2.      Modularitas

Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.

3.      Coupling

Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul – modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja.

4.      Kohesi

Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok – kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Analisis Sistem

Analisis Sistem : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

2.      Sistem Manajemen Pendidikan

Sistem manajemen Pendidikan adalah sarana yang bertugas sebagai perangkat organisasi yang diciptakan untuk diciptakan untuk mencapai tujuan pendidikan yang berlangsung dalam Lembaga Pendidikan.

3.      Analisis Sistem Dalam Manajemen Pendidikan

Dalam menganalisa sistem dapat dilakukan dengan cara:

a.       Dekomposisi

b.      Modularitas

c.       Coupling

d.      Kohesi

B.     Saran

Penulis berharap makalah ini dapat berguna untuk pemakalah sendiri maupun bagi pembaca. Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan dimasa yang akan datang.